Por: Virgilio A. Cordón
Parte I
Delegar es el asignar un proyecto o tarea específica a una persona, con el compromiso que dicha persona la complete exitosamente. A pesar de que es una de las habilidades más importantes que muestran los gerentes exitosos, es una de las que menos se cumple por parte de otros. Las personas que delegan efectivamente, dedican tiempo planificando las tareas y la organización de los recursos para alcanzar los objetivos de la forma más productiva posible.
“Cuando delegamos, no solo transfiere la responsabilidad a otra persona, sino el compromiso de que la cumpla con el estándar establecido”.
Delegar proporciona beneficios en el corto y largo plazo tanto a usted como a su organización. Cuando delega, reduce la carga de trabajo y el estrés que ésta ocasiona por hacer cosas que seguramente otras personas están calificadas para hacerlo. Esto inmediatamente le proporciona tiempo para enfocarse en proyectos que requieren sus habilidades particulares y autoridad, así como para desarrollar planeación a largo plazo y políticas de desarrollo.
Adicionalmente, cuando usted delega aumenta el nivel de confianza, comunicación y fomenta el trabajo en equipo, mientras que la organización aumenta la productividad a nivel general y hace más eficientes sus recursos.
“El miedo de perder control o de ceder responsabilidad es una de las razones más frecuentes por las que nos cuesta delegar”.
Objeciones que he recibido de mis clientes reflejando miedos poco justificados:
- Yo puedo hacerlo más rápido… quizá pero su trabajo es ayudar a su equipo a que haga el trabajo
- No tengo confianza en mi equipo… empiece asignando tareas pequeñas para que su confianza vaya en aumento
- Es mejor que yo lo haga a tener que explicarlo, darle seguimiento, etc. Esto es una visión muy de corto plazo. Usualmente ese tiempo rinde su fruto y con el tiempo dejará de hacerlo porque su gente ya sabe como.
- Me gusta hacer las cosas a mi manera… Comunique sus preferencias y estándar de calidad. Esto no solo le servirá en el proyecto actual sino en los proyectos futuros.
- Mi equipo va a resentir el trabajo adicional… Déjeles en claro que significa una oportunidad para aprender nuevas tareas y en consecuencia de crecimiento personal.
Algunas recomendaciones para tener el ambiente correcto cuando delegamos de forma efectiva:
- Construya un sentido de responsabilidad compartida entre todos
- Delegue a personas en las que usted confía en su buen juicio, experiencia y competencia
- Demuestre que el tomar nuevos retos implica nuevos aprendizajes y opciones de crecimiento para sus colaboradores. No es simplemente más trabajo
- Defina claramente los objetivos, los resultados esperados y la forma en que se medirá el éxito, tanto en tiempo como en recursos utilizados
- Provea toda la estructura necesaria, apoyo y seguimiento para que la persona desarrolle la competencia
- Provea retroalimentación continua basado en avances concretos
- Designe a una persona responsable por la tarea, función o proyecto completo. Esto evitará confusión dentro del equipo y desarrollará la iniciativa y solución de problemas en la persona responsable.
- Finalmente, la responsabilidad debe ser directamente proporcional a la autoridad que le dé para ejecutar la tarea. Éxitos.
