“Odio las reuniones… son una pérdida de tiempo. Sólo hablamos, hablamos, hablamos y no se concluye nada ni se hace nada”.
¿Es usted responsable de liderar reuniones en su organización? ¿Cómo son sus reuniones? ¿Sus colaboradores consideran que es una pérdida de tiempo? Siguiendo con el tema anterior, a continuación le quiero compartir tres preguntas que usualmente me hacen las personas que quieren mejorar su proceso en las reuniones con la finalidad de que sean productivas, con seguimiento y con los objetivos alcanzados.
- ¿Cómo hago para que las persona se motiven en llegar a tiempo a las reuniones? La regla de oro es empezar puntualmente. Esto le da el mensaje a las personas que usted respeta el horario de las personas convocadas. Si empieza tarde, usted hace que las personas que llegaron a la hora solicitada se sientan molestas por haber hecho el esfuerzo de haber llegado a la hora indicada y esa molestia la expresarán inevitablemente durante la reunión. Un error común es invitar a todos los participantes a toda la reunión, aunque sólo participe en un tema. Lo recomendable es hacerle saber a los participantes que sólo necesitan estar en una parte de la agenda, e indicarle a qué horas se hablará de ese tema específico para que proporcione su input. Esto hará que la sesión sea más dinámica y sus colaboradores no pierdan el tiempo en temas que no son relevantes para ellos.
- Tenemos reuniones regulares para darle seguimiento a los temas pero la mayoría de veces nos quedamos igual. ¿Cómo podemos ser más productivos? Las reuniones que se dan de forma regular suelen no tener una agenda previa ni un objetivo concreto, por lo que los participantes tienden a pensar que hay reunión porque “toca”. Es por ello que cada reunión debe tener un propósito claro y una agenda compartida por todos los participantes, de lo contrario se tiende a pensar: “otra vez tenemos la reunión semanal y perderemos el tiempo”. Así que mi recomendación es que antes de convocar a la reunión se aseguren que es realmente necesaria o bien, los temas pueden ser tratados de forma directa con los interesados.
Si realmente quiere tener una reunión productiva: Haga minuta de TODAS LAS REUNIONES, en donde queden claros los acuerdos y responsables de las tareas. Luego comparta esa minuta y que sea el primer punto para darle seguimiento a los avances en la próxima reunión. Le aseguro que eso le evitará discutir varias veces el mismo tema o bien, el descubrir que no se tuvo avances porque no se asignó un responsable.
- Nuestras reuniones siempre suelen tardar demasiado. ¿Qué podemos hacer para tener reuniones cortas y efectivas? El uso de agendas como rector de las reuniones es esencial ya que su costo es elevado. Si sale otro tema que es importante, debe considerarse otra reunión para tratar dicho tema a fondo. Dependiendo de cada tema a tratar, debería de establecerse un límite de tiempo y si el tiempo ha vencido sin haber alcanzado acuerdos, se debe tener las siguientes opciones: 1) agendar el tema para la próxima reunión, 2) si el tema tiene varios objetivos, tratar dos máximo y dejar los demás para la próxima reunión, y 3) si el tema debe ser definido en ésa reunión, quitar los otros temas y agendarlos a la próxima. Además, debe haber reglas para la discusión de los temas, como por ejemplo que se tenga un tiempo límite para exponer su punto o bien, que una persona puede hablar del tema sólo una vez y no acaparar la conversación.
Finalmente, el director de la reunión debe cumplir con su rol de controlar el orden de participación, dirigir la agenda, manejar los puntos de vista encontrados y lograr consensos en un ambiente agradable. ¡Éxitos!.
