Dr. Virgilio a. Cordón
“El líder de la reunión virtual, debe tener la mentalidad de que es el coordinador de los asistentes, por lo que deberá balancear la participación de todos y llevar el control desde el principio hasta el final, para que sientan que no fue una pérdida de tiempo”.
Si las reuniones tradicionales eran un reto por la falta de agendas, horarios y definición de participantes, las sesiones remotas han sido un mayor reto debido a la falta de costumbre de hacerlas o un estándar claro de cómo llevarlas a cabo.
El mayor reto es la comunicación ya que, al no estar presentes físicamente en una sala, no podemos leer el lenguaje corporal de las personas y eso provoca que no haya una coordinación de las intervenciones, incorrectas interpretaciones, interrupciones, etc.
Además, tenemos el problema de una mal conexión que provoca el no escuchar al participante de turno, ruido que no podemos controlar por no estar en un área 100% privada, etc., lo cual perjudica una comunicación fluida.
La buena noticia es que ya existen determinados pasos que podemos seguir y que son de mucha ayuda para los líderes de las reuniones, con la finalidad de mejorar su eficiencia. A continuación, les comparto algunas recomendaciones pre y post las reuniones en línea:
“Uno de los efectos de las reuniones en línea, es que permite lo que se llama “holgazanería social”, el cual hace que los participantes se sientan anónimos y pierdan la concentración y compromiso con los temas que se tratan”.
Antes de la reunión:
- Defina una agenda: Le sugiero cambiar la típica agenda que incluye los puntos a discutir, por una serie de preguntas que deben ser desarrolladas pensando en los objetivos de la reunión. Esto le permitirá lo siguiente: a) lograr la participación y enfoque de todos, b) definir a quiénes invitar, c) saber cuándo la reunión ha terminado pues ya estarán todas las preguntas contestadas. La sesión será tan buena como su agenda.
- Defina el horario adecuado: Es importante entender que las reuniones virtuales deben ser máximo de una hora, ya que al no estar presentes solemos perder la atención en un período mayor. La reunión ideal debe ser no mayor de 45 minutos. Si requiere más tiempo, planifique más reuniones.
- Invite solo a las personas necesarias: Entre más invitados… menor la calidad de la reunión. Si necesita que más personas vean la reunión, grábela y compártala para que ellos puedan verla cuando lo consideren conveniente. De esta forma evitará que algunos miembros no se sientan marginados.
- Use el video de su plataforma: Estar visualmente presentes en las reuniones virtuales es importante ya que los mantiene activos, crea sentimiento de equipo, intimidad y permite ver lenguaje corporal.
Durante la reunión:
- Empiece puntual: No conozco un factor más desmotivante para el equipo que empezar tarde. Asegúrese de estar conectado minutos antes para cualquier eventualidad de conexión o ingreso a la sesión. Empiece y termine puntual.
- Establezca un ambiente agradable y las normas a seguir: Usted como líder de la reunión impone inevitablemente el tono y manera de ésta. Empiece la sesión con energía y entusiasmo, agradeciendo a todos su participación. Además, compartir las normas hará que todos sepan que pueden y que no pueden hacer.
- Promueva la participación de todos: Recuerde que usted como líder es el mayor facilitador, por lo que le corresponde incentivar a todos que compartan su opinión y no simplemente decir: “Alguien tiene algún comentario”. Aproveche para mencionar los nombres si alguien no ha participado y hágale una pregunta de forma directa. Finalmente, interrumpa amablemente si alguien se expande en su intervención, con la finalidad de que se cumpla el tiempo establecido.
- Use las herramientas disponibles: Uno de los pasos más difíciles en reuniones remotas es el obtener consenso. Le sugiero utilizar plataformas que le permiten votar en línea para que todos lo hagan de forma rápida y puedan saber de inmediato si se tiene consenso (ej.: Mentimeter).
Para finalizar, deje unos minutos para clarificar pasos a seguir, quién se encargará de cada punto pendiente y agradecer su participación. Como todo en la vida, se trata de ir mejorando con la práctica, así que no se frustre si no sale perfecto desde la primera vez. Enfóquese en tener mentalidad de servicio para todos, controlar la agenda y tiempos, y asegurarse de que todos participaron. Comprométase a ser mejor en cada reunión y su eficiencia aumentará. Éxitos.
