“El equipo de trabajo está integrado con objetivos comunes, compromiso y metas claras. Un grupo de trabajo… no”.
Los equipos de trabajo son el corazón de la planificación. Durante años he sido invitado a participar en diferentes grupos para generar discusión e ideas sobre proyectos políticos, sociales, emprendedores, etc. y lastimosamente, la mayoría de esas iniciativas no prosperan. Es por ello que el día de hoy quiero dar algunas recomendaciones para aquellos que quieren desarrollar o reforzar su equipo de trabajo actual de forma efectiva.
Cuando los equipos hacen su trabajo bien, se obtienen acuerdos comunes, compromiso y acción. Cuando se hace mal, el resultado es frustración, falta de compromiso y poco seguimiento. Hay varios factores que pueden aumentar la eficacia del equipo de trabajo:
1) Metas claras y consistentes,
2) reuniones efectivas con participantes comprometidos,
3) roles y reglas claras,
4) buena comunicación y resolución de controversias a través de normas acordadas.
“Un equipo de trabajo requiere procesos y normas de conducta. El no tenerlo provoca falta de enfoque, individualidades y pobres resultados”.
Para lograr un grupo comprometido es VITAL tener objetivos claros y compartidos. Esto requiere crear una visión y misión que permitan desarrollar propósito, dirección y un plan de acción. Los equipos de trabajo que se toman el tiempo para desarrollar propósitos y procesos tienen más oportunidad de ser efectivos. Los equipos de trabajo deben pasar típicamente por cuatro fases: formación, integración, procesos y desempeño. El líder del equipo debe entonces reconocer cada una de las etapas y llevarlos a la etapa siguiente:
- Formación: Es la creación del equipo de trabajo, el cual consta de colaboradores con diferentes áreas de experiencia que pueden aportar de forma directa.
- Integración: Desarrollo de propósito, visión y objetivos claros y compartidos por todos. Si esta etapa no se desarrolla de forma efectiva, se desarrollarán sub grupos que dificultarán el proceso.
- Roles y reglas: Se debe acordar desde un inicio el rol y responsabilidad que tendrá cada uno de los miembros como aporte al grupo. Solamente de ésta forma se puede lograr toma de decisión compartida y los planes de acción se desarrollan en consenso ya que existe un ambiente de confianza.
- Desempeño: Una vez se tiene un equipo de trabajo colaborativo dentro de un ambiente de confianza los talentos individuales se aportan para resolver problemas, alcanzar los objetivos.
Debido a que los miembros del equipo tienen diferentes opiniones, niveles de experiencia, talentos, etc. la toma de decisiones puede ser el reto más importante en cada una de las etapas. A continuación las formas más usadas para toma de decisiones:
Lluvia de ideas: En ésta metodología, los participantes comparten sus ideas y nadie las discute. Luego, se revisan todas las ideas, se combinan y se reduce a las más viables. Finalmente, por votación se elige la mejor opción. Esta opción promueve la creatividad y el trabajo en equipo.
Votación por mayoría: En éste método, después de que todo el equipo ha revisado y discutido todo el material relevante se vota formalmente y gana la mayoría. Este sistema puede provocar que los que no votaron a favor se sientan devaluados y disminuya su compromiso.
Consenso: En ésta perspectiva, la idea es que generen nuevas alternativas al combinar las ideas iniciales. Aunque los participantes sienten que son escuchados y valorados, tiene la desventaja de que se puede consumir mucho tiempo en debatir y evaluar que todos los participantes entienden y están de acuerdo. Otra desventaja es que en mi experiencia, aunque la decisión es justa y acordada por todos… no es la ideal. Un equipo maduro debe hacer a un lado los egos y recordar que la mejor opción es para la organización… y no para su interés personal. ¡Éxitos!
