¿Cuál es la importancia de tener una Junta Directiva y qué se debe considerar?

Dr. Virgilio A. Cordón

“El pasar de una gerencia general (usualmente el fundador) a una Junta Directiva muestra mucho sobre el crecimiento de la empresa y de su compromiso en que siga siendo productiva en el largo plazo.”

La importancia de las Juntas Directivas (JD) dentro del Gobierno Corporativo cada vez toma más importancia debido a que una vez la organización ha crecido, se convierte en indispensable la creación de este órgano para poder tener un control completo de todas las funciones clave de la organización.  En mi experiencia he trabajado con todo tipo de JD y cada una tiene sus propias particularidades, las cuales pueden hacerlas más o menos eficientes en cuanto a la consecución de los objetivos planteados. Las funciones de las JD pueden ser tan diversas como los miembros que la integran, pero dentro de las principales funciones podemos mencionar:

1. Construir en conjunto con las gerencias y validar  la estrategia;
2. Establecer los sistemas de evaluación y compensación y evaluación de la dirección;
3. Contratar y despedir al CEO y sus  ejecutivos de primera línea;
4. Asegurarse de que existan procesos de sucesión para los Gerentes;
5. Establecer las políticas de relación con todos los stakeholders;
6. Veracidad de la información entregada a los stakeholders (financiero, legal y tributario);

Por eso es tan importante postular a personas que los propietarios nunca puedan contratar como empleados, porque ya hicieron su vida económica y no necesitan empleo.  El perfil debe ser muy claro: son personas que ya han alcanzado el éxito empresarial o la cúspide en las organizaciones desempeñando por lo menos puestos de Gerencia General, solo así han tenido acceso previo a las diferentes dimensiones que implica una empresa y no limitarse a solo su enfoque de especialización. En resumen, al candidato a Junta Directiva debe aportar valor a través de su experiencia y conocimiento previamente demostrado y que coincidan con la ética y valores dentro de la organización. A cambio, pedirá respeto por sus opiniones y deberá ser escuchado, de lo contrario saldrá de la misma irremediablemente.  

Como el perfil “único” de los candidatos depende de cada organización y sus particularidades en su momento, se plantea lo que si se debe evitar:

1) Contratar a personas por su abolengo o apellido porque siempre pretenderán tener la razón en lugar de aportar ideas. Usualmente es el empresario arrogante que no valora nuevas ideas y que siempre encuentra la falla, pero nunca propone la solución.

2) Contratar a personas que carecen del suficiente carácter para dar su opinión y suelen decir siempre que sí al dueño, pues no aportará.  Este perfil usualmente evita las discusiones profundas para evitar el conflicto y usualmente ceden fácilmente su posición.

3) Contratar a especialistas porque según la organización, se carece de esas habilidades específicas (finanzas, marketing, ventas, etc.).  Este es el error más común, ya que este tipo de perfil carece de experiencia en la totalidad de las áreas y por lo tanto enfocan sus recomendaciones desde la perspectiva de sus distintas especialidades.

4) Finalmente el académico, que es la persona con mucho conocimiento en temas en forma teórica, pero con poca o nula experiencia en la vida real.

Los miembros de una  junta directiva deben ser dedicados y responsables con las tareas asignadas; estudian los balances, analizan las cifras y toda la documentación enviada; hacen seguimiento a los proyectos discutidos y tareas asignadas, son personas exigentes y empáticas, dicen la verdad con empatía y expresan sus desacuerdos en términos cordiales, amistosos, desde el respeto y con la finalidad de llegar a consensos; se caracterizan por pensar positivamente a pesar de las incertidumbres, las dificultades del mercado y los conflictos internos; siempre retan a la organización a ser mejores y trabajan muy bien en equipo. 

“El éxito de una Junta Directiva es directamente proporcional a la variedad de conocimientos que se aporten y a su capacidad de trabajar en equipo”.

¿Cómo elegir a los miembros de una JD?

¿Cómo decidir a quién elegir y cómo convocarlos y lograr que acepten formar parte de la junta directiva?. Es importante decidir primero qué clase de junta  directiva se desea y luego tratar de encontrar a las personas más adecuadas para la organización.  No existe el perfil perfecto para el potencial candidato, por lo que cada organización deberá preparar un listado de las características que se requieren según las necesidades reales de la organización.

Las Juntas Directivas pueden tener propósitos diferentes, dependiendo de las necesidades reales de la organización según su etapa de negocio.  La mayoría de las veces, la JD colabora con el funcionamiento de la organización, generalmente a través del trabajo de comités específicos. Los miembros de una junta de trabajo deben por lo general de contar con habilidades técnicas, amplia experiencia en negocios, reconocida honorabilidad y finalmente que compartan los principios de la organización. El número de representantes en la JD se recomienda que sea impar para evitar votos divididos y que eso “atasque” la toma de decisiones y sus votos deben pesar exactamente igual en importancia.

Una vez se tienen a los candidatos potenciales para invitar a la JD se recomienda:

• Dígale a los participantes potenciales por qué los ha elegido para la junta y qué rol espera que desempeñen. Trate de que se sientan altamente valorizados tanto personal como profesionalmente (como debe ser).
• Ofrézcales la mayor cantidad de información posible sobre la organización para que tengan una idea clara de lo que emprenderán. Sea lo más honesto posible, describa las debilidades y las fortalezas. Para algunas personas, ayudar a corregir las debilidades es una razón importante para formar parte de la junta.
• Descubra qué es lo que los candidatos desean obtener de la relación y acláreles lo que usted desea. ¿De qué manera creen que pueden contribuir? ¿De qué manera se sentirían útiles?
• Evalúe su afinidad con la junta, su disposición para trabajar con un grupo heterogéneo, etc.
• Asegúrese de conocer la disponibilidad de las personas. ¿Poseen el tiempo necesario para ser miembros de la junta? ¿Cuándo pueden o no asistir a las reuniones?.

En ocasiones, un individuo o un pequeño grupo pueden dominar el funcionamiento de una organización. Aún siendo inteligentes o con la mejor intención del mundo, las personas dominantes pueden envenenar el funcionamiento de una JD si el resto de los miembros o sus colaboradores perciben que sus ideas o proyectos son ignorados. Por lo que es vital para una JD el asegurar que se mantenga el balance en la toma de decisiones, para evitar efectos profundamente negativos para la organización. Si discuten sobre quién tiene razón en lugar de buscar la “decisión más conveniente”, la JD simplemente perderá su propósito.

¿Cuáles son los puestos básicos dentro de la JD?

Las juntas generalmente eligen a los funcionarios para dirigir a ésta y sus reuniones. En general existen cuatro cargos básicos:

Un presidente que dirige las reuniones de la junta; trabaja en forma conjunta con el director para el funcionamiento sin obstáculos de la organización, trata los temas, problemas o preocupaciones de la junta en relación con la política de la organización, frecuentemente con ayuda de otros funcionarios y miembros de la junta.

Un vicepresidente que actúa como refuerzo del presidente y que además puede tener áreas específicas para supervisar. En muchas organizaciones, se entiende que el vicepresidente será el próximo presidente.

Un secretario, el cual toma notas sobre las reuniones de la junta, mantiene informes y archivos sobre las actividades de ésta, reparte las notas y las fechas de las siguientes reuniones y está a cargo de la comunicación con la junta y con personas externas que se comunican con ella. El secretario es el responsable de que toda actividad de la junta esté debidamente documentada, desde la minuta hasta los acuerdos pasando por votaciones.

Un tesorero, que es el responsable legal de las finanzas de la organización. Esta persona trabaja en estrecha relación con el miembro del personal que maneja las finanzas de la organización.

El tener una JD integrada con diversos talentos y perspectivas para que se permita tener discusiones amplias y profundas sobre temas de gobierno es una de las mejores que se puede tener en una organización.  Éxitos.